Yritysjuhlassa tekniikan ja aikataulun pitää toimia huomaamattomasti. DJ JarZe sovittaa musiikin ruokailuun, puheisiin, palkitsemisiin, ohjelmanumeroihin ja loppuillan tanssiosuuteen.
Mitä palveluun kuuluu?
- Kirjallinen tarjous ja laskutus yritysasiakkaille
- Aikataulun ja ohjelman ennakkosuunnittelu
- Puhemikrofonit ja äänentoisto
- Yrityksen teemaan sopiva valaistus
- DJ, karaoke tai molemmat samalla sopimuksella
Yksi yhteyshenkilö helpottaa järjestäjän työtä
Musiikki, karaoke, mikrofonit, ääni ja valot sovitaan samalla kertaa. Järjestäjän ei tarvitse koordinoida useita erillisiä tekniikan toimittajia.
Äänentoisto tukee myös juhlan virallista ohjelmaa
Mikrofoneja voidaan käyttää puheisiin, palkitsemisiin ja juontoihin. Musiikin taso pidetään sopivana ruokailun ja verkostoitumisen aikana.
Karaoke toimii henkilöstöjuhlan osallistavana osuutena
Karaoke voidaan avata tiettyyn kellonaikaan ja vaihtaa myöhemmin DJ-vetoiseen tanssiin tai vuorotella illan aikana.
Tutustu myös
Usein kysyttyä
Hyvä tietää ennen varausta
Saako yritys laskun?
Kyllä. Yritysasiakkaiden maksutapa ja laskutustiedot sovitaan tarjouksen yhteydessä.
Voiko DJ käyttää tapahtumapaikan omaa äänentoistoa?
Kyllä, jos järjestelmä ja liitännät sopivat kokonaisuuteen. Asia varmistetaan teknisessä ennakkokartoituksessa.
Voiko valaistuksen värit sovittaa yrityksen ilmeeseen?
DMX-ohjattujen PAR-valojen värejä voidaan käyttää tilan ja tapahtuman teeman mukaisesti.
Yritystapahtuman tekniikka yhdeltä yhteyshenkilöltä
Henkilöstöjuhlan, asiakastilaisuuden tai vuosijuhlan järjestäjällä on usein monta toimittajaa hallittavana. DJ JarZen kanssa musiikki, mikrofonit, karaoke, äänentoisto ja valaistus sovitaan samalla tarjouksella. Yritysasiakkaalle tehdään kirjallinen tarjous ja maksaminen voidaan hoitaa laskulla.
Ennen tapahtumaa tarkistetaan yhteyshenkilö paikan päällä, sisäänpääsyaika, lastausreitti, pysäköinti, sähkö, esiintymistila, tapahtuman päättymisaika ja mahdolliset turvallisuusohjeet. Jos tilassa on oma AV-järjestelmä, sen liitännät ja käyttö sovitaan teknisen yhteyshenkilön kanssa.
Esimerkkirunko henkilöstöiltaan
- 17.00: vieraiden saapuminen ja keskusteluun sopiva taustamusiikki
- 18.00: ruokailu, tervetulopuhe ja mahdolliset palkitsemiset
- 20.00: karaoke tai muu osallistava ohjelma
- 22.00: DJ-vetoinen tanssiosuus
- 00.00: sovittu lopetus tai lisätunti tapahtumapaikan ehtojen mukaan
Kellonajat ovat esimerkkejä. Toteutus sovitetaan ravintolan, catering-palvelun, puhujien, bändin ja kuljetusten aikatauluun.
Musiikki eri ikäiselle henkilöstölle
Yritysjuhlassa yleisön musiikkimaku voi olla laaja. Ennakkokysely tai muutama henkilöstön edustajan antama suunta auttaa löytämään sopivan yhdistelmän uutta tanssimusiikkia, 80- ja 90-lukujen hittejä, rockia, discoa ja suomalaisia yhteislauluja. Brändiin tai tapahtuman teemaan sopimattomat kappaleet voidaan rajata pois.
Äänenvoimakkuus pidetään ruokailun ja verkostoitumisen aikana hillittynä. Tanssiosuudessa tehoa lisätään tilan ja yleisön mukaan. DMX-valojen värit voidaan sovittaa tapahtuman ilmeeseen, kun toiveet kerrotaan etukäteen.
DJ, karaoke vai molemmat yritysjuhlaan?
Pelkkä DJ sopii iltaan, jonka tavoite on rento seurustelu ja loppuillan tanssi. Karaoke tarjoaa osallistavaa ohjelmaa etenkin henkilöstö- ja pikkujouluissa. Yhdistelmä antaa mahdollisuuden avata karaoken rajatuksi ajaksi ja jatkaa sen jälkeen tanssimusiikilla ilman kaluston vaihtoa.
Katso pikkujoulupalvelu, DJ + karaoke -kokonaisuus ja yrityksille sopivat paketit. Lisää käytännön suunnittelua löydät artikkelista yritysjuhlien ohjelma.
Henkilöstöjuhla, asiakastilaisuus vai vuosijuhla?
Henkilöstöjuhlassa tavoitteena voi olla rento yhdessäolo ja osallistava karaoke. Asiakastilaisuudessa taustamusiikin sekä äänenvoimakkuuden pitää tukea keskustelua ja yrityksen ilmettä. Vuosijuhlassa puheet, palkitsemiset, sisääntulot ja muu virallinen ohjelma tarvitsevat täsmälliset äänimerkit sekä testatut mikrofonit.
Tarjoukseen kuvataan tapahtuman tavoite, koska sama musiikki- ja valokokonaisuus ei sovi jokaiseen yritystilaisuuteen. DJ-osuus voidaan aloittaa vasta virallisen ohjelman jälkeen tai musiikki voi palvella koko tapahtumaa vieraiden saapumisesta lopetukseen.
Tekninen ennakkokartoitus
- Tapahtumapaikan AV-yhteyshenkilö ja sisäänpääsyaika
- Oma tai talon äänentoisto sekä tarvittavat liitännät
- Puhemikrofonien määrä ja puhujien sijainti
- Mahdollisen bändin tai esiintyjän tekniikkalista
- Lastaus, pysäköinti, hissit ja turvallisuusohjeet
- Yrityksen värit, logot ja mahdolliset visuaalit
Deluxe-paketissa projektoria ja valkokangasta voidaan käyttää sovittuihin kuviin tai visuaaleihin. Yrityksen omat materiaalit testataan ennen tapahtumaa.
Tarjous, sopiminen ja laskutus
Yritysasiakkaalle toimitetaan kirjallinen tarjous, jossa näkyvät palvelu, ohjelma-aika, kalusto, matka, hinta ja maksuehdot. Laskutustiedot, verkkolaskuosoite tai muu maksutapa kerätään varauksen yhteydessä. Hinnat ovat ALV 0 %, koska Coolgia ei ole arvonlisäverovelvollinen.
Tapahtuman yhteyshenkilö ja mahdollinen varahenkilö nimetään etukäteen. Näin aikataulumuutoksista voidaan sopia paikan päällä ilman, että järjestäjän tarvitsee keskeyttää omaa ohjelmaansa.
Usein kysyttyä yritysasiakkailta
Voiko palvelun kilpailuttaa kirjallisella erittelyllä?
Kyllä. Tarjouksessa voidaan eritellä ohjelman kesto, kalusto, kuljetus, pystytys ja mahdolliset lisät.
Voiko musiikin rajata brändiin sopivaksi?
Kyllä. Toivotut tyylit, kielletyt kappaleet ja tapahtuman sävy sovitaan etukäteen.
Voiko tapahtuman aikataulu muuttua?
Pieniä muutoksia voidaan tehdä paikan päällä. Suuret muutokset, lisätunnit tai uusi tekniikkatarve sovitaan erikseen.
Tapahtuman onnistumista voi arvioida etukäteen
Hyvä suunnitelma vastaa neljään kysymykseen: kuulevatko vieraat puheet, sopiiko musiikin taso keskusteluun, onko osallistavalle ohjelmalle varattu selkeä aika ja päästäänkö tanssiosuus aloittamaan ilman tekniikan vaihtoa. Näiden tavoitteiden perusteella voidaan valita DJ, karaoke tai yhdistelmä.
Tapahtuman jälkeen järjestäjä voi arvioida toteutusta sovitun aikataulun, tekniikan toimivuuden ja henkilöstön palautteen avulla. Se auttaa myös seuraavan tilaisuuden suunnittelussa.
Yhteistyö tapahtumapaikan ja muiden toimittajien kanssa
Järjestäjä voi välittää juhlapaikan AV-yhteyshenkilön, cateringin aikataulun ja esiintyjien tekniset tiedot DJ:lle. Tarvittaessa sovitaan yhteinen testausaika ennen vieraiden saapumista. Näin puhemikrofonit, taustamusiikki, esitykset ja tanssiosuus käyttävät sovittuja kanavia ilman viime hetken kaapelointia.
Jos ohjelmaan kuuluu kuljetuksia tai tarkka päättymisaika, viimeinen kappale ja purun aloitus merkitään aikatauluun. Tämä helpottaa sekä ravintolan että järjestäjän työtä.
Pyydä tarjous
Kysy vapaa päivä juhliisi
Kerro päivämäärä, tapahtumapaikka, vierasmäärä, toivottu palvelu ja alustava aikataulu. Saat selkeän tarjouksen ilman piilokuluja.